Плоская таблица — основа и спасение

Плоская таблица (или двумерный массив данных), конечно, не спасение от неравенства, агрессии или голода, но в плане сложного учета с растущими требованиями и запросами, нахлестывающимися друг на друга, в один момент плоская таблица может оказаться единственным способом не только быть завтра, а хотя бы включиться сегодня.

Случается такое, что становится невозможно просто открыть перегруженный файл Excel. Хорошо, если стратегические данные уже занесены во внедрения (ERP, CRM) за кучи $$$ 😏

Или плоская таблица окажется спасательным кругом, когда отчетность в крупном масштабе зациклится сама на себя в большой и бесконечный круговорот, а что творится в отдельной шлюпке внутри этого водоворота — никто сказать не сможет.

Кстати, все «хорошие системы» на SAP, 1С или самописные потому и хорошие, что в них все хранится в тех самых плоских таблицах, в базах данных, просто система не дает пользователю попасть мимо ячейки 🚽👍🏼 или попасть в нее не в том формате. Это необходимая стратегическая предсказуемость ценой лишения гибкости пользователя, который не smart. Если бы Excel бил пользователей по рукам так, как это делают внедрения, пользователи отторгали бы его также сильно, но Excel все терпит.

Почему формировать отчеты и работать с данными всегда так сложно?

Учет ведется исполнителем рационально, по его мнению, а к руководству все данные попадают в виде презентаций. Презентации PowerPoint — самый неоптимальный способ представления информации, но других способов пока нет, почти. Любой информационный слайд — это статика, фотография среза информации на момент подготовки презентации.

Если подразделение готовит слайды, оно может начать постепенно приводить рабочие данные к виду презентаций, для повышения производительности, как им кажется. Но значительная часть пользователей, даже не выдающих данные для презентаций, строит визуализации там, где нужны данные, в виду непонимания культуры данных. И получаются квадратные колеса — стоит прочно, монолитно, но никуда не повернуть и не поехать.

Визуализация или данные 🤔

Хотел привести плохой пример, но по привычке сделал и его хорошо. Может выглядеть примерно так:

Правда и в более плохом примере таблицы по-прежнему нет даже объединенных ячеек и разных шрифтов. Но уже есть выравнивание сумм с одинаковой разрядностью по центру

Классическая ситуация, когда в такой таблице накапливается учет, в новом месяце/квартале/году создается новый файл, так как текущий перегружен. Между файлами связи нет. В актуальном рабочем файле вы не увидите данных, например за 2017-й или 2018-й годы.

Разбор на молекулы

Хотя правильный учет — это разбор на атомы (от древнегреческого атомос — неделимый), то есть базисы, но для простоты начну не с самого низа. Основой учета в нашем примере будет проект. Какие же и сколько характеристик (атрибутов — согласно определению в реляционной модели данных) с возможными значениями имеет всякий проект в данной таблице? Считаем:

Проект имеет:

1. стадию
2. год реализации
3. выручку, млн. руб.
4. затраты, млн. руб.
5. прибыль, млн. руб. — это выручка минус затраты, в нашем случае.
6. рентабельность продаж, % — это отношение прибыли к выручке
7. рентабельность вложений, % — это отношение прибыли к затратам

Это семь характеристик (атрибутов).

Представление всех данных в двумерном массиве

Как вышепоказанная таблица выглядит в нормализованном двумерном массиве данных?

Или с применением форматирования как таблицы в Excel:

Excel позволяет форматировать заданный фрагмент как таблицу. Раньше это называлось «умная таблица», но теперь это просто таблица. Неформатированная таблица, любое пространство листа с данными или без называется диапазон.

Теперь представьте, как в три секунды можно получить из этой плоской таблицы любые возможные данные, на всех интересующих срезах. А если таких данных за 5, 10 или 15 лет. Кроме того, эту таблицу с легкостью примет любая система аналитики.

Почему нужны атомы, а не молекулы?

Пример плоской таблицы выше — уже в тысячу раз лучше многих представителей учета, но в идеале основой записи должен стать не факт хозяйственной деятельности, ни счет или счет фактура, или акт приемки, а мельче — конкретные позиции, из которых состоят акты приемки, прайс-листы, сметы, то есть позиции, ниже которых спускаться уже некуда — истинные базисы.