Для финансовых, экономических, производственных, маркетинговых, аналитических, бухгалтерских, снабжающих, кадровых и других подразделений любого предприятия всегда является актуальной проблема учета основной текущей деятельности.
Основная работа любого подразделения предполагает сопутствующее документационное сопровождение, в самом простом смысле — выпуск первичной документации.
Например, для подразделения реализации или контроля проектов, подразделения ценообразования — своевременный выпуск подрядных (генподрядных) форм КС-2, КС-3, КС-6а. Для бухгалтерии — счетов, счетов-фактур, актов сверки и так далее (ниже поясню, почему для бухгалтерии данный вопрос, возможно, актуален чуть менее, чем для остальных подразделений).
В одинаковых подразделениях разных предприятий работа всегда поставлена по-разному, в соответствии с потребностью и целями, а также в соответствии с возможностями реализации. В некотором смысле относительно схожими могут быть принципы работы бухгалтерии, так как одна из основных целей бухгалтерии — отчетность для ФНС, которая стандартизирована в соответствии с требованиями законов и нормативно-правовых актов. Другие же подразделения в значительно меньшей степени должны действовать по заданным шаблонам. Однако это не отменяет тех же проблем учета и для бухгалтерии, просто в несколько меньшей степени.
В чем заключается проблема учета деятельности?
Чаще всего сопутствующая документация выпускаемая подразделением, размещается в виде файлов на сервере (структурированно в той или иной степени). Также, для основных документов ведутся реестры или перечни, в которые сводят, чаще всего вручную, основные показатели. Реестры и перечни ведутся в произвольных, устоявшихся в практике формах.
Проблема учета состоит в том, что хранимые структурированно документы не являются данными, они являются лишь носителями этих данных, часто со случайной внутренней структурой, что не позволяет обращаться к документам, как к данным, в том числе обращаться массово, с помощью Power Query или Power BI.
Когда вы выгружаете счет, счет-фактуру, накладную, КС-2 и т.д. из любого ПО (в первую очередь из 1С) в excel, никто никогда не сможет предсказать в какой ячейке содержатся ключевые данные такого документа, потому что вместо положенных, например, 14-ти столбцов, документ будет содержать сотни столбцов. А значит ни в одну систему нельзя заложить опорную точку для нахождения этих данных, хоть VBA, хоть Power Query — вы не объясните системе, что сумма вот здесь, а номер документа вот здесь.
Грядет новая эра систем компьютерного зрения, когда данные с помощью ИИ можно будет извлекать из документов, хоть из их сканов, но до этого слишком далеко и это, в глобальном смысле, выход из ранее созданной проблемы. А здесь речь идет об устранении самой проблемы
Выпускающий документ да будет его owner’ом (владельцем)
На самом деле, истинное владение не в том, что сотрудник держит данные в папке, в которую другим нет доступа, или не в том, что в самих файлах только сотрудник может понять, где именно находятся данные, из-за их запутанной и усложненной (сознательно или неосознанно) структуры.
Истинное владение в том, что у сотрудника есть минутный (к этому надо стремиться) доступ к основным данным, а равно к статистике по ним, любым выборкам и срезам.
Если подразделением когда-то выпускался документ, то ответственный сотрудник или руководитель должен иметь доступ к данным внутри этого документа не путем открывания конкретного файла, а из общего свода — таблицы или отчета Power BI, который уже сам подключен к рабочим файлам.
Тогда в течении минут можно увидеть, например, сумму освоения по запрошенному месяцу, а так же сразу увидеть суммы по соседним месяцам или же помесячно, в сравнении с прошлым годом. Можно оценить состав затрат, размер аванса или его отсутствие и все данные, которые есть в первичных документах. Тот случай, когда мгновенно получаешь все данные и выбираешь какие оставить для отчета. Обратный случай — когда мучительно собираешь данные из разбросанных «источников», проходя этот путь уже в тысячный раз, но не видя иного выхода из положения.
Эту проблему частично компенсируют наполняемые вручную ежедневно реестры или перечни, качество и своевременность наполнения которых контролировать тем сложнее, чем больше людей ответственны за заполнение.
Когда у подразделения нет автоматизированного накопления выпускаемых им данных, но и нет времени на внедрения даже уровня «новая структура таблицы», потому что подразделение все время вручную догоняет вчерашний день, работа превращается в гонку по кругу, рутина занимает 90% времени работы сотрудников
Выход из бесконечного порочного круга
Признать, принять и чтить культурное отношение к данным. Понимать и видеть отличия данных и не данных, видеть возможности для структурирования документов и нормализации данных, содержащихся в этих документах.
- Изучить основы реляционных моделей данных. Обязательно! (не пожалеть как минимум 5-10 минут на один качественный ролик на Youtube. Лучше — базовый курс по реляционным базам данных, SQL)
- Развивать системный подход, идти от «не порядка» к порядку во всем
- Задавать себе вопросы «Зачем?», «Почему?» и «Как?»
- Понимать как очистить грязные и сырые данные
- Выпускать только нормализованные данные
- Вести работу по нормализации ранее выпущенных данных
Не заблуждаться в волшебстве силы СИСТЕМ, СРЕД, ИНСТРУМЕНТОВ
Ни одна система, в любых средах построенная любыми инструментами (все что угодно по отдельности и вместе SQL, Excel, 1С, Power BI, Tableau, Qlik Sense, SAP…) не будет работать сама по себе, пока у вас нет понимания этой же системы в голове или в бумаге.
Кнопки не существует. Даже если «вы видели на прошлой работе у одного мальчика как он шустро собирал все в Power Query», это совершенно не значит, что вам не хватает только этой волшебной штучки.
Добавить комментарий